Pourquoi les équipes Agiles peinent-elles à suivre les processus ? Des solutions pour favoriser l’adhésion
Avez-vous déjà réfléchi à cette question ? Il s’agit probablement d’un défi courant que la plupart d’entre nous ont déjà rencontré. Respecter un ensemble de règles constitue l’un des plus grands défis auxquels la plupart des entreprises, grandes et petites, continuent de faire face. Malgré cette difficulté quotidienne, pourquoi n’avons-nous pas réussi à résoudre ce problème ? Cet article explore les raisons de cette non-conformité et propose des stratégies potentielles pour y remédier.
Comprendre les raisons de la non-conformité :
La plupart des chefs de projet se concentrent sur la définition du processus et le développement des modèles nécessaires, mais rencontrent des difficultés à faire adopter ces processus par les équipes. Alors, pourquoi les équipes ne respectent-elles pas les processus ? Une des raisons principales que j’ai observées est que beaucoup ne comprennent pas l’importance des règles ou la raison de leur existence.
La conformité aux règles du processus augmentera lorsque les membres de l’équipe reconnaîtront que le suivi de ces règles les aidera non seulement eux-mêmes, mais aussi les autres membres de l’équipe. C’est similaire aux règles de la cuisine ou de la maison. Quand on utilise un briquet, il doit être remis à sa place d’origine. Cette règle simple garantit que les autres dans la maison ne sont pas incommodés. Si le briquet est placé ailleurs, d’autres peuvent perdre des heures à le chercher. De même, dans un atelier de menuiserie, les outils ont des emplacements désignés où ils doivent être rangés après le travail. Un marteau, par exemple, a un endroit désigné où il doit aller. S’il n’est pas remis à sa place, les autres auront du mal à le trouver.
Si le chef de projet explique clairement cette conséquence à l’équipe, à savoir que les règles sont conçues pour le bénéfice de tous, il est probable d’obtenir une meilleure conformité aux règles du processus.
La perception erronée des règles du processus :
De plus, de nombreuses personnes perçoivent peut-être les règles du processus comme un obstacle. Ceci découle également du fait que toutes les règles du processus ne produisent pas des résultats utiles. Alors que certaines sont critiques et indispensables, d’autres peuvent être simplement des ajouts sans réels avantages. C’est peut-être pourquoi beaucoup cherchent des occasions ou des situations où ils peuvent s’écarter du processus.
Dans de nombreuses organisations, les processus sont transmis aux employés de manière informelle. Cela rend encore plus difficile d’assurer la conformité. Les processus échouent également parce que la plupart des gens ne sont pas motivés à les suivre. Il est important que la nécessité ou l’utilité du processus soit communiquée de manière impactante. Pourquoi suivons-nous les règles énoncées dans un avion ? C’est parce qu’à chaque fois qu’ils mentionnent une règle, ils la lient au fait que « c’est pour votre propre sécurité ». Cela garantit une plus grande conformité. Par conséquent, il est essentiel que le chef de projet transmette la signification des règles du processus et comment cela bénéficie au suiveur lui-même.
Que pouvez-vous faire ?
Afin de pouvoir provoquer un changement et créer une culture d’adhésion aux processus, les Scrum Masters devront travailler à changer l’attitude des équipes envers les processus. De plus, ils doivent se concentrer sur :
Articuler clairement les avantages de la conformité aux processus pour eux-mêmes et pour l’équipe
Fournir une image claire des conséquences de la non-conformité
Simplifier les documents de processus, les rendre clairs et faciles à comprendre
La clé est l’accessibilité – assurez-vous qu’ils sont faciles d’accès
Expliquer la signification du processus et les avantages de s’y conformer
Intégrer la conformité dans la culture organisationnelle
Ces étapes simples peuvent augmenter l’adhésion des équipes et favoriser la conformité aux processus. Pour les Scrum Masters, il s’agit certainement d’une des tâches les plus difficiles à accomplir.
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